明日いきなりインタビューが入ったのに会場が押さえられていない。定性調査の現場にいると、こうした修羅場に一度は遭遇するものです。クライアントからの急な依頼、リクルーティングの調整、施設の空き状況が絡み合うと、インタビュールームの予約だけが後回しになりがちです。当日や直前の予約を通すには、専門施設の特性を理解し、動ける施設を把握しておくことが何より効きます。
目次
① 当日予約が難しい理由を理解する
インタビュールームは、デプス・インタビューやフォーカス・グループ・ディスカッションといった定性調査のための専用施設です。普通の貸し会議室と違い、マジックミラー越しにクライアントが観察できる設計や、ZOOMやストリーミング配信への対応、録音・録画設備が備わっています。機材のセッティングやスタッフ手配にリードタイムがかかり、観察室の使用調整が複雑なため、直前対応を断る施設も少なくありません。午前10時から午後6時の人気帯は数週間前から埋まっていることが多く、電話やメールのみの受付で空き状況がすぐにわからない施設もあります。
② オンラインで空き状況を確認できる施設を選ぶ
直前予約のときに最も時間を溶かすのが、問い合わせの往復です。オンラインで空き状況をリアルタイムに確認できる施設なら、電話やメールの待ち時間を省けます。仮予約から本予約への切り替えがスムーズかも重要で、直前は時間との勝負なので、手続きが煩雑な施設は避けたいところです。Googleマップのレビューを眺めていると、直前の問い合わせに丁寧に対応してもらえた、スタッフの動きが速くて助かったという声が高評価につながっているケースが目立ちます。
③ 設備とスタッフ対応を事前に押さえておく
スタッフが常駐し、急な相談に動いてくれる施設を選ぶと、設備トラブルや対象者対応など、現場で予期しないことが起きたときに助かります。マジックミラー、ZOOMやストリーミング配信、録音・録画機器がそろっているかは事前に押さえておきましょう。料金が相場と比べて透明かも確かめておくと安心です。都内主要施設の相場は1時間あたり1〜3万円程度で、追加料金の有無まで確認しておくと、当日になって想定外のコストが発生する事態を防げます。
④ 使えそうな施設をふだんからリスト化しておく
急いでいるときに一から探すのは時間のロスです。使えそうな施設をふだんからリスト化しておくと、修羅場でも冷静に動けます。仮予約の段階で動ける施設を優先すると、クライアントの確認待ちのあいだも枠が押さえられます。営業時間の長い施設を把握しておくことも重要で、9時半から22時までといった営業時間の施設は、夜間や早朝の実査にも対応でき、スケジュール変更に強いです。
⑤ 直前予約に強い施設の特徴を見極める
コンサルティング・ファーム在籍時から今に至るまで、都内中心に数十か所のインタビュールームを使ってきた経験から、直前や当日の予約に強い施設には共通した特徴があります。観察室が広く、クライアントが落ち着いてモニタリングできる環境が整っているか、フォーカスビジョンなどの専用システムも使えるか、対象者が最大何名まで入れるかを確認しておくと失敗を防げます。私が設計・運営するインタビュールーム赤坂 バイデンハウス（東京都港区赤坂2-14-8 山口建設ビル 3F/4F）は、これまでに感じてきた使いにくさや惜しさを徹底的に反映して作りました。3階と4階の2フロア展開で、カジュアルな雰囲気の3階と、落ち着いた4階を、調査内容や対象者に合わせて選べます。英語対応スタッフが在籍し、外資系クライアントや外国籍の対象者が含まれる調査にも動けます。急いでいるけれどきちんとした環境で実査したい、というときこそ、まずバイデンハウスの空き状況をのぞいてみてください。