インタビュールームを当日予約で押さえる研究者が実践する5つの手順

明日いきなりインタビューが入ったのに会場が押さえられていない。定性調査の現場にいると、こうした修羅場に一度は遭遇するものです。クライアントからの急な依頼、リクルーティングの調整、施設の空き状況。これらが絡み合うと、インタビュールームの予約だけが後回しになりがちです。今回は当日や直前のインタビュールーム予約に絞って、現場の経験から使える話をお伝えします。

インタビュールームとは。当日予約が難しい理由

インタビュールームは、デプス・インタビュー（個別インタビュー）やフォーカス・グループ・ディスカッション（グループインタビュー）といった定性調査のための専用施設です。普通の貸し会議室と違うのは、マジックミラー越しにクライアントが観察できる設計になっていたり、ZOOMやストリーミング配信に対応していたり、録音・録画設備が備わっていたりと、調査に特化している点です。

専門性が高いぶん、当日や直前の予約はハードルが上がります。理由はいくつかあります。

• 機材のセッティングやスタッフ手配にリードタイムがかかる
• 観察室の使用調整が複雑で、直前対応を断る施設も少なくない
• 午前10時から午後6時の人気帯は数週間前から埋まっていることが多い
• 電話やメールのみの受付で、空き状況がすぐにわからない施設もある

当日予約を通すなら、直前対応に強い施設をふだんから把握しておくことが何より効きます。

直前予約で失敗しないインタビュールームの選び方

コンサルティング・ファーム在籍時から今に至るまで、都内中心に数十か所のインタビュールームを使ってきました。直前や当日の予約に強い施設には、共通した特徴があります。

直前予約のときに見ておきたいポイントは次の5つです。

• オンラインで空き状況をリアルタイムに確認できるか。問い合わせの往復で時間を溶かさないために効きます
• 仮予約から本予約への切り替えがスムーズか。直前は時間との勝負なので、手続きが煩雑な施設は避けたいところです
• スタッフが常駐し、急な相談に動いてくれるか。設備トラブルや対象者対応など、現場では予期しないことが起きます
• マジックミラー、ZOOMやストリーミング配信、録音・録画機器がそろっているか。事前に押さえておきましょう
• 料金が相場と比べて透明か。都内主要施設の相場は1時間あたり1〜3万円程度で、追加料金の有無まで確かめておくと安心です

Googleマップのレビューを眺めていると、直前の問い合わせに丁寧に対応してもらえた、スタッフの動きが速くて助かったという声が高評価につながっているケースが目立ちます。逆に評価を落としているのは、設備の不具合に対応してもらえなかった、空き状況の確認に時間がかかったという声です。

当日予約・直前予約を通すための3つの実践

長年の現場で身についた、直前でも枠を取りにいくやり方をご紹介します。

• 使えそうな施設をふだんからリスト化しておく。急いでいるときに一から探すのは時間のロスです
• 仮予約の段階で動く。確定前から仮予約ができる施設を優先すると、クライアントの確認待ちのあいだも枠が押さえられます
• 営業時間の長い施設を把握しておく。夜間や早朝の実査もあるので、9時半から22時までといった営業時間の施設は、スケジュール変更に強いです

当日になってから、観察室が思ったより狭かった、ZOOM配信の接続が不安定だったといった経験をした方も多いはずです。私も初めて使う施設では、ミラー越しにクライアントが快適に観察できる空間かを必ず事前に見るようにしています。

インタビュールーム赤坂 バイデンハウスが直前予約に選ばれる理由

私が設計・運営するインタビュールーム赤坂 バイデンハウス（東京都港区赤坂2-14-8 山口建設ビル 3F/4F）は、これまでに感じてきた使いにくさや惜しさを徹底的に反映して作りました。直前予約や当日予約のご相談にも、できるかぎり柔軟に動きます。

• マジックミラーを設置した観察室を完備し、クライアントが落ち着いてモニタリングできる環境を整えています
• ZOOMやストリーミング配信に対応。フォーカスビジョン（Forsta）などの専用システムも使え、遠隔地のクライアントにリアルタイムで届けられます
• 3階と4階の2フロア展開。カジュアルな雰囲気の3階と、落ち着いた4階を、調査内容や対象者に合わせて選べます
• 対象者は最大6名まで。フォーカス・グループ・ディスカッションにも十分な広さです
• 洗面台つきで、対象者にも快適に過ごしていただけます
• 英語対応スタッフが在籍。外資系クライアントや外国籍の対象者が含まれる調査にも動けます
• 営業時間は9時半から22時まで。早朝から夜間まで幅広く対応します

急いでいるけれどきちんとした環境で実査したい、というときこそ、まずバイデンハウスの空き状況をのぞいてみてください。仮予約から本予約への切り替えもスムーズに進めます。

著者プロフィール

石崎 健人

インタビュールーム株式会社（リサート）取締役
株式会社バイデンハウス 代表取締役

外資系コンサルティング・ファームを経て現職。マーケティングリサーチャーであり定性調査のモデレーター。アドタイにて「Z世代の誤解とリアル。ビーリアルな、密着エスノ記」連載中。